주주총회의사록과 정관변경 시 공증 필요 여부 정리



정관변경시 공증 여부

주식회사의 원시정관은 공증인의 인증을 받음으로써 효력이 생기는 것이지만 일단 유효하게 작성된 정관을 변경할 경우에는 주주총회의 특별결의가 있으면 그때 유효하게 정관변경이 이루어지는 것이고, 서면인 정관이 고쳐지거나 변경 내용이 등기사항인 때의 등기 여부 내지는 공증인의 인증 여부는 정관변경의 효력발생에는 아무 영향이 없습니다.(대법원 2007.6.28, 선고, 2006다62362, 판결)


다만, 외부의 제3자에 대한 대항력과 일정한 시기에 분명한 정관의 변경이 있었다는 입증책임의 강화를 위해 공증을 받아두는 것이 필요할 수 있습니다.


주주총회 의사록의 공증 여부

주주총회결의사항은 주주총회의사록을 작성하거나 공증을 받지 않는 경우에도 주주총회결의시에 효력이 발생한다. 그러므로 정관의 효력발생시기나 임원의 임기개시는 주주총회결의시와 취임승낙시에 발생한다고 할 수 있다. 다만 주주총회의 결의 내용이 등기사항인 경우에는 공증을 받아야 등기신청이 가능합니다. 등기가 필요하지 않는 사항의 결의만 있는 경우 의사록 작성만 하면 됩니다.


의사록 관리의 필요성

의사록은 공증이 반드시 필요한 것은 아닙니다. 그러나 임원의 보수를 정하는 사항, 취득한 자기주식의 관리에 관한 사항, 중요자산의 처분이나 차입 등 결의시 작성한 의사록은 확정일자 정도를 받아서 보관을 하는 것은 향후 결의사항의 적법이나 증빙을 위하여 필요할 수 있습니다. 


여기서 확정일자란 문자 그대로 변경될 수 없는 확정된 일자를 의미하는 것으로, 공증인이 사서증서에 확정일자인을 압날하고 기부번호를 기재함으로써 부여하며 그 일자 현재에 그 문서가 존재하고 있었다는 것을 증명하는 공증력을 가집니다.




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