사업자가 챙겨야하는 지출증빙의 종류

사업자가 챙겨야하는 지출증빙의 종류에 대해서 정리합니다.

법인 또는 개인사업자는 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 법인세  또는 소득세 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하여야 합니다. 이 경우 거래에 관한 증명서류라 함은  법인세법 또는 소득세법에 규정된 정규지출증빙을 의미하며 정규지출증빙 이외의  비정규지출증빙을 수취한 경우에는 지출증빙미수취가산세가 부과될 수 있습니다.

아래에서는 정규지출증빙과 비정규지출증빙의 종류에 대해서 정리하도록 하겠습니다.

정규지출증빙

법인세법 또는 소득세법에서 규정하는 정규지출증빙의 종류에는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증이 있습니다.

세금계산서

세금계산서는 사업자가 과세대상 재화 또는 용역을 공급하는 때에 그에 대한 부가가치세를  거래상대방으로부터 징수한 사실을 증명하기 위하여 발급하는 계산서를 말하며, 재화의 수입시 세관장이  수입자로부터 부가가치세를 징수하고 발급하는 수입세금계산서를 포함합니다. 

필요적 기재사항

세금계산서의 기재사항 중 반드시 기재해야 하는 아래의 항목을 ‘필요적 기재사항’이라고 합니다.

1공급자의 사업자등록번호, 성명 또는 명칭(※ 세금계산서상의 인감날인은 필요적 기재사항이 아님)

2 공급받는 자의 사업자등록번호

3 공급가액과 부가가치세액

4 작성 연월일

만약 필요적 기재사항의 전부 또는 일부가 기재되지 않거나 사실과 다르게 기재되어 있다면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세를 부담하게 됩니다. 다만, 착오로 사실과 다르게  기재되었으나 해당 세금계산서에 기재된 다른 필요적 기재사항이나 임의적 기재사항으로 보아 거래사실이  확인되는 경우는 제외합니다.

전자세금계산서

법인사업자와 공급가액이 일정한 규모 이상인 개인사업자는 세금계산서를 발급하려는 경우 전자세금계산서를 발급하여야 합니다. 여기서 전자세금계산서란 재화 또는 용역을 공급하는 사업자가 전사적 기업자원관리설비, 전자세금계산서 발급시스템 등 공인인증을 통하여 전자적 방법으로  세금계산서를 발급하고 그 전자세금계산서 발급명세를 국세청장에게 전송하는 제도를 말합니다.

계산서

계산서는 면세물품에 대해서 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다. 세금계산서와 계산서의 차이는 세금계산서는 과세물품에 대해서, 계산서는 면세물품에  대해서 발행하는 정규지출증빙입니다. 

필요적 기재사항

계산서는 부가가치세는 면제되지만 소득세나 법인세의 납세의무가 있는 사업자만이 교부할 수 있으므로, 정규증빙으로서 효력을 갖는 계산서는 소득세법 및 법인세법에 의하여 적법하게 교부된 계산서를  의미합니다. 

1 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭

2 공급받는 자의 등록번호와 성명 또는 명칭

3 공급가액

4 작성연월일

신용카드매출전표

신용카드매출전표는 재화 및 용역을 공급받은 사업자가 여신전문금융업법에 의한 신용카드로  결제하고 발급받는 영수증 등을 말합니다. 카드사에서 메일 등으로 받은 「일자별 카드이용대금 명세서」도 정규증빙에 해당하며, 부가가치세를 공제받기 위해서는 세액이 별도로 구분표시된 것으로 받아야 합니다.

[법인카드와 임직원개인카드의 정규지출증빙 인정여부]

구 분	법 인	개 인
법인카드	접대비를 포함한 모든 비용에 대해서 정규 지출증빙으로 인정됨
임직원 개인카드	· 접대비 : 1만원초과금액에 대해서 정규지 출증빙으로 인정하지 않음 · 접대비이외의 비용 : 정규지출증빙으로 인정	가사관련비용 등을 제외한 업무관련성만 입증되면 모든 비용지출액이 정규지출증빙으로 인정

※ 적격증빙 없는 소액접대비 기준금액 인상(법인령 §41, 소득령 §83)

적격증빙이 없더라도 손금불산입하지 않는 소액접대비 기준금액이 ’21.1.1. 이후 지출하는 분부터 1만원에서 3만원으로 인상됩니다.

현금영수증

현금영수증은 물품을 구입하고 현금을 지급하면서 휴대폰번호나 현금영수증카드 등을 제시하면서  발급받는 영수증을 말합니다.

현금영수증도 신용카드매출전표와 동일하게 인정됩니다. 다만 현금영수증은 근로자를 위한 소득공제용 현금영수증과 사업자를 위한 지출증빙용  현금영수증으로 구분이 됩니다. 따라서 회사관련 증빙의 경우에는 반드시 지출증빙용 현금영수증을 받아야 증빙으로 이상이 없습니다.

법인사업자 및 개인사업자는 건당 1만원을 초과하는 접대비를 지출하였을 경우 세금계산서·계산서·신용카드매출전표, 현금영수증을 수취해야만 비용으로 인정이 가능합니다. 접대비는 일반경비와 달리 법정지출증빙이 없다면 아예 비용으로 인정이 되지 않으므로 반드시 법정지출증빙을 수취해야 합니다.

비정규지출증빙

비정규지출증빙은 영수증, 거래명세서, 입금표, 지출결의서 등 거래사실을 증명하는 서류가 이에 해당합니다..

영수증(또는 간이영수증)

영수증이란 세금계산서의 필요적 기재사항 중 공급받는 자와 부가가치세를 별도로 기재하지 아니한  약식 계산서를 말하는 것으로, 이는 주로 사업자가 아닌 다수의 최종소비자를 상대로 하는 비교적  소액거래에 사용되는 것으로 세금계산서에 준하여 사업자의 거래사실을 증빙하는 증표 및 과세자료로서의  기능이 있을 뿐, 부가가치세 신고 시 매입세액공제는 받지 못합니다.

거래명세서, 입금표, 지출결의서

거래명세서와 입금표, 지출결의서는 회사에서 내부관리용 목적으로 만드는 서식이며, 모두 법적으로  정해진 증빙은 아닙니다. 거래명세서는 거래가 있었다는 사실을, 입금표는 돈을 받았다는 사실을,  지출결의서는 회사에서 지출을 했다는 사실을 입증하는 증빙일 뿐입니다.

1거래명세서

거래명서서는 거래가 발생된 내역을 판매자와 구매자가 확인하고 공급한 내용이 이상이 없음을  확인하는 서류입니다.

2입금표

입금표는 상대방으로부터 돈을 받았다는 사실을 입증해주는 양식이다. 하지만, 입금표 자체로는  법정양식이 아니므로 법정증서가 아니며, 정해진 양식이 있는 것도 아닙니다.

3지출결의서

업무와 관련하여 지출이 예상될 때 그 예상되는 지출액에 대해서 결제를 맡을 때 쓰는 양식이다. 의무적으로 작성하는 것은 아니며 회사의 자금을 통제하는 용도로 쓰입니다.