노구치 유키오 - 초정리법(시간편)

 

제1장 시간과의 싸움
제2장 시간을 보는 기술
제3장 스케줄링의 기술
제4장 연락 시간의 낭비를 없애는 기술
제5장 조직 내 커뮤니케이션 혁명
제6장 밀어내기 파일링과 시간 관리
제7장 시간을 늘리는 기술
제8장 인간의 인지 기억 능력과 시간 관리
제9장 타인의 시간을 소중히 여기자

 

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 ◈◈원칙 3. 서투르더라도 빠르게 처리하라
대부분의 시간 관리법 책들은 「중요한 일을 먼저 하라」고 말하고 있다. 그러나 제2장에서도 살펴본 바와 같이 실제로는 이 원칙을 충실히 실행하기는 어렵다. 중요하다는 것을 알고 있으면서도 그것만 하고 있을 수는 없기 때문이다. 「자리를 차지하고 있는 안건」 등 기한이 임박한 긴급한 일이 있다. 또 사전에 스케줄링을 잘 조정했는데도 난데없이 뛰어드는 일이
있다.

이에 대처하는 원칙은 완벽주의에 빠져들지 않는 것이다. 일정한 단계까지를 우선 마친다. 시간이 있으면 다시 개선하면 된다. 이것은 시험 볼 때 누구나 경험했던 것이다. 한 문제에만 매달려서 몇 번이고 검토해서 완벽한 답을 내는 것이 아니라 일단 답이 나왔으면 다음 문제로 넘어간다. 그리고 시간이 남으면 앞의 문제로 돌아가서 검토를 한다. 이와 마찬가지로 업무 일반에도 응용하면 된다.

「빠르게 처리한다」는 것은 (정말로 중요하지 않은 일에 대해서는) 중요한 것이다. 상황이 잇따라 변화해가는 현실의 세계에서는 대부분의 일들을 「우선 급한 대로」와 「우선」의 연속으로 처리할 수밖에 없다. 그렇게 하지 않으면 정말로 중요한 일에 전력을 집중할 수 없는 것이다.

그러면 우선적인 목표가 되는 「어느 단계」란 어디를 말하는 것일까? 이 대답은 물론 경우에 따라서 다르다. 내 경우의 기준은 다음과 같은 것이다.
최소한은 「남이 보고 알 수 있는 단계」이다. 보고서라면 남이 읽어도 일단은 의미가 가 통하고, 사무적인 일이라면 특별히 추가 설명을 하지 않고도 남에게 인계할 수 있는 단계이다. 여기서 「남」이란 글자 그대로의 남뿐만이 아니다. 앞서 말한 바와 같이 장래의 자신도 어떤 의미에서는 남이다. 그것까지 포함한 의미에서의 「남」이 이해할 수 있는 단계까지는 처리해 둘 필요가 있다.

그러나 이것은 최소한이다. 할 수 있으면 좀더 추진하는 것이 좋다. 그 기준은 「완벽한 상태의 80% 」로, 일반적으로 나머지 20%에 필요한 에너지는 80%까지 소요된 것보다 큰 것이 될 가능성이 높기 때문이다. 이런 의미에서 「졸속 원칙」은 「80% 원칙」이라고 말할 수 있다. 여기까지 오면 우선 그 일에서 손을 빼고 다른 용건을 먼저 처리한다. 다만, 여기서 말하는 「80%」는 정확한 것이 아니라 약간 모자라는 듯하다는 것을 의미한다. 

또 「졸속 원칙」은 일을 시작할 때도 적용된다. 완전히 준비가 되고 나서 시작하는 것이 아니라 아무튼 착수한다. 준비만 하고 있어서는 안 된다. 경우에 따라서는 「불충분한 상태에서 시작」해도 좋다. 일반적표 일을 하는 전 과정에서 가장 어려운 것은 「시작하는」 것이다.

◈◈ 원칙 4. 때로는 재운다
「졸속 원칙」이 필요한 것은 시간의 제약이 빡빡하기 때문이다. 그러나 이런 제약이 없을 때라도 「어느 단계까지 처리했으면 다른 일로 옮기는 것」이 좋은 경우가 있다. 이렇게 하는 것은 기분 전환이라는 효과도 있지만 보다 중요한 다른 의미가 몇 가지 있다.

첫째, 일이 어느 단계까지 진행되고 있으면 그 일에서 손을 떼어도 잠재 의식에서는 사고가 계속 진행되고, 그 결과 일이 자동적으로 해결되는 경우가 있다는 것이다. 이른바 「재움」으로써 발효시킬 수 있는 것이다. 또한 뜻하지 않은 아이디어가 떠오르기도 한다. 창조적인 일의 경우, 이 과정은 상당히 중요하다.

둘째, 일의 마무리 단계에서 방향을 잘못 잡지 않기 위해서도 「재우는 것」이 필요하다. 한 가지 일에 계속 매달려 있으면, 막다른 골목에서 아무리 헤매도 알 수 없을 때가 있다. 일단 재위 두었다가 다시 시작하면 남의 눈에 띄어서 자신이 한 일을 객관적으로 볼 수 있게 된다. 「데드라인 직전 신드롬」이 일어나고 있으면 이것을 행할 여유가 없어지기 때문에 문제인 것이다.

셋째, 불확실성에 대처한다는 의미이다. 현재는 수중에 들어오지 않은 자료를 나중에는 입수할 수 있게 되어 작업이 편해질지도 모른다. 혹은 반대로 지금 완벽하게 처리해도 상황이 변해서 애쓴 성과가 소용없게 될지도 모른다. 따라서 지금 완벽하게 처리하는 것이 얼마나 의미가 있는지는 의문이빈다.

「재우는 원칙」에 관련해서 해외 여행의 효용에 대해 살펴보고자 한다.
여행이라는 것은 일상 생활로부터 일시적으로 동떨어지는 것이다. 그 동안은 보통의 일은 할 수 없다. 해외 여행중에는 특히 그렇다. 그리고 일이 강제적으로 잠자게 된다. 시간 관리에서 가장 중요한 인생의 목적은 「올바르게 파악하는 것」 이라고 앞에서 살펴보았다. 그리고 동시에 이것은 노하우 수준의 문제가 아니라고 말했다. 그러나 해외 여행 때문에 일상 업무를 전부 재위 버린다는 것은 이것을 파악하기 위한 효과적인 방법이 될 수 있다.


 ◈◈ 원칙 5. 불확실만 것을 먼저 한다
중요도가 같은 것이라면 소요 시간이 불확실한 안건을 먼저 처리한다. 이동하거나 물건을 찾는 데 드는 시간은 매우 불확실하다.

 ◈◈ 중단하지 않는 원칙과 졸속 원칙
잠깐 「중단하지 않는 원칙」과 「졸속 원칙」의 관계에 대해 짚고 넘어가자. 이 둘은 언뜻 보기에 모순되는 것처럼 보인다. 전자는 「일을 계속하라」고 말하고 있는데, 후자는 「한 가지 일에 언제까지나 매달려 있지 말고 적당한 데서 일단 끝을 맺어라」고 말하고 있기 때문이다.

그러나 이것은 모순되는 것이 아니다. 예를 들어 교정쇄의 교정을 보고 있다고 하자. 이것을 한 번 읽는데 1시간이 걸린다고 하자. 40분쯤 읽었을 때 전화가 걸려 와서 일단 거기서 부탁받은 일을 처리하기 위해 교정을 중단하지 않을 수 없게 되었다면 「중단신드롬」이 발생한다. 예를 들면, 이미 읽은 부분의 내용을 잊어버릴지도 모른다. 이 때문에 앞부분을 일일이 참조해야 하고 앞으로 20분으로는 도저히 교정을 마치지 못하게 된다. 즉 교정쇄를 한 번 읽는다는 「일단락 작업」은 도중에서 중단하면 능률이 떨어져 버린다.

그런데 교정쇄를 한 번 읽고도 아직 완전한 것은 아니다. 그래서 제2라운드를 행할 필요가 있다. 그러나 다른 교정쇄가 있으면 그것을 먼저 처리해야 될지도 모른다. 「졸속 원칙」이 문제가 되는 것은 바로 이런 상황에서다. 다시 말해 교정쇄를 한 번 읽는 「일단락 작업」은 그 이상 분해하지 않고 여러 가지 교정쇄를 어떻게 짜맞춰야 할 것인가를 말하고 있다.

 

두 가지 일 A, B 가 있는 경우에 대해서 위에서 열거한 원칙에 따르는 일의 진행 방법을 그림으로 예시했다. 우선 가장 중요한 안건 A를 t1에서 t2까지 중단하지 않고 일단 마무리 짓는다. 다음에 「졸속 원칙」에 따라서 일 A에서 손을 떼고 두번째로 중요한 안건 B를 t3까지 마무리 짓는다. 다음에 다시 A를 t4까지의 시간을 들여서 좀 더 완성도를 높인다.